Der Digitalisierungssprung bleibt aus: Warum gerade in Speditionen die Einführung einer neuen Software oft an den Nutzern scheitert

Zu Beginn vorab: Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine neue Software in Unternehmen eingeführt wird. Oftmals werden neue Digitalisierungsprojekte angestoßen, um – allgemein gesagt – nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben/werden. Die Einführung einer neuen Software bietet neben der Automatisierung von ansonsten komplexen und zeitintensiven manuellen (Planungs-)Prozessen viele Vorteile. Die Hauptvorteile sind in der Regel Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung, Zeit- und Ressourceneinsparung sowie die Reduktion (menschlicher und prozessualer) Fehler. Durch die Automatisierung manueller Prozesse und repetitiver Aufgaben werden Mitarbeiter deutlich entlastet und die Transparenz erhöht, was wiederum krankheits- oder urlaubsbedingte Vertretungen deutlich vereinfacht.

Wenn das Warum und die Vorteile klar definiert sind, ist es zudem wichtig zu verstehen, ob die Software in Kernprozesse oder unterstützende Prozesse des Unternehmens eingreift und welche Abteilungen davon betroffen sind. Soll in einer Spedition nun ein neues Transport Management System (TMS) oder eine Dispositionssoftware eingeführt werden, so sind die Kernprozesse des Unternehmens betroffen; heißt, die Einführung der Software hat maßgebliche Auswirkungen auf die Effizienz, Produktivität und schlussendlich auch auf das Geschäftsergebnis. 

Zudem ist kaum eine Aufgabe in der Spedition so komplex wie die Disposition. Die Einführung einer neuen Software in eben jenem Bereich kann gerade bei Mitarbeitern, die von der Veränderung betroffen sind, Widerstand auslösen, da sie u.a. befürchten, dass ihre langjährig eingespielten Arbeitsabläufe gestört werden. Und wenn Abläufe nicht funktionieren, kann dies den gesamten Geschäftsprozess verlangsamen oder sogar aufhalten und sie sind damit die “Leidtragenden”. 

WIDERSTAND verstehen

Oft werden von Mitarbeiter:innen das Risiko einer erheblichen Störung der eingespielten, täglichen Arbeitsprozesse und der aus Ressourcengründen nicht stemmbare Mehraufwand als Hauptargumente des „Widerstands“ genannt. Dabei steckt oft viel mehr dahinter. Nicht alle Mitarbeiter:innen sind technologieaffin oder fühlen sich wohl im Umgang mit neuen Softwarelösungen. Die Einführung einer komplexen Software kann daher auf Widerstand stoßen, insbesondere bei älteren Mitarbeiter:innen oder solchen, die weniger vertraut mit technologischen Innovationen sind. Zudem ist Angst vor Arbeitsplatzverlust auch kein zu unterschätzender Faktor. In einigen Fällen kann die Einführung neuer Technologien oder Software dazu führen, dass Mitarbeiter:innen befürchten, dass ihre Arbeitsplätze automatisiert oder überflüssig werden könnten. Diese Angst vor Arbeitsplatzverlust kann ebenfalls zu starkem Widerstand führen.

Hinzu kommt oftmals fehlendes Fachwissen oder die sowieso bereits knappen Ressourcen, um eine erfolgreiche Softwareeinführung umzusetzen. Erschwert wird die Situation durch den bestehenden Fachkräftemangel, was Unternehmen abhängig von jedem einzelnen Mitarbeiter macht. Diese Abhängigkeit wird durch die bereits erwähnte Komplexität und hohe Arbeitsintensität in der Branche verschärft. Mitarbeiter:innen in Speditionen bringen oft spezifische Fachkenntnisse, Kundenbeziehungen und Erfahrungen mit, die für den reibungslosen Ablauf der Logistikprozesse und somit für das Unternehmen unerlässlich sind. Diese oft hochkomplexen logistischen Abläufe, die zusätzlich noch durch verschiedene Systeme unterstützt werden, müssen effizient geplant werden.

Dann kommen möglicherweise auch Faktoren wie nicht klar kommunizierte Vorteile, mangelnde Schulung und Unterstützung durch den Arbeitgeber, mangelnde Benutzerfreundlichkeit der neuen digitalen Lösung sowie die Möglichkeit der Implementierung der Lösung in die bestehenden Systeme dazu. Dies sind nur einige mögliche Gründe – die Palette an Vorbehalten und Ängsten ist groß. 

Somit scheint die Einführung einer neuen Software einen nicht leistbaren Mehraufwand zu bedeuten, was bereits einige Unternehmen im ersten Schritt zweifeln lässt, weil Sie ihren bestehenden Mitarbeiter:innen diesen “Mehraufwand” nicht zumuten wollen oder sie sich dem “Widerstand” bzw. Gegenwind von vornherein nicht aussetzen wollen. Dies führt leider oft dazu, dass der notwendige Digitalisierungssprung ausbleibt und damit ebenso die mittel- bis  langfristigen Vorteile.

Um diese Barrieren zu überwinden und die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen für die Softwareeinführung zu fördern, ist es wichtig, sie frühzeitig in den Prozess einzubeziehen, klare Schulungen und Unterstützung anzubieten, die Vorteile der Veränderungen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass die neuen Technologien benutzerfreundlich und transparent sind. Mit den richtigen Kommunikationsmaßnahmen und einer durchdachten Planung machen Sie Kritiker zu den Befürwortern und Unterstützern der Veränderung. Denn eines ist klar, ohne die Unterstützung der Mitarbeiter:innen ist kaum Fortschritt möglich.

Fazit

Es gilt einige Herausforderungen zu überwinden, um einen erfolgreichen Digitalisierungssprung zu vollziehen. Die Digitalisierung ist und bleibt aber ein Kernthema, mit dem sich alle Spediteure auseinandersetzen müssen, wenn sie langfristig konkurrenzfähig bleiben wollen. Um auch in Zukunft erfolgreich zu sein, gilt es daher bei allen Veränderungen die Mitarbeiter:innen mit ins Boot zu holen und das Mitarbeiterengagement zu stärken.  

Wir von Smartlane begleiten Sie gerne bei der digitalen Transformation. Unsere KI-basierte Dispositionslösung Smartlane Transport Intelligence deckt nicht nur die Bedürfnisse der modernen Speditionen ab, sondern wir begleiten, beraten und unterstützen sie als verlässlicher Partner auf ihrem Weg in die digitale Transformation. 

Wenn Sie noch weitere Fragen zu Smartlane oder unserer Lösung Smartlane Transport Intelligence haben, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Sie.